1. Was ist eine Zeiterfassung?
Eine Zeitfassung dient dafür, dass die Arbeitszeit der Mitarbeiter dokumentiert wird. Sie kann aber nicht nur die reine Arbeitszeit erfassen, sondern auch die Pausen- und Fehlzeiten. Das ermöglicht dem Unternehmen, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu überprüfen und so auch den gesetzlichen Regeln zu folgen.
Die Zeiterfassung ist keine Neuheit auf dem Markt. Schon früher wurde die Arbeitszeit per mechanischer Stechuhr erfasst. Heutzutage bietet die Digitalisierung zusätzliche Möglichkeiten und Chancen, da vieles automatisch abläuft und die Daten somit besser ausgewertet werden können.
2. Wie FUNKTIONIERT eine moderne Zeiterfassung?
Wenn die Mitarbeiter zum Dienstbeginn antreten, wird entweder über das eigene Smartphone oder über den eigenen Firmen PC eine Software gestartet, die ab dem Punkt der Aufzeichnung die Arbeitszeit dokumentiert. Viele Firmen haben auch ein Terminal-System installiert, das denn Dienstbeginn, die Pausen und den Dienstschluss erfasst. Dies erfolgt häufig über einen Chip, der direkt an das Terminal gehalten wird.
Nach dem Öffnen der Zeiterfassungs App, kann der getätigte Bereich ausgewählt werden, welcher dann in der Stechuhr erfasst werden soll. Ab jetzt dokumentiert die App die Dienstzeit. Durch das Erfassen einzelner Tätigkeiten bekommt man einen genauen Überblick von:
- täglicher Arbeitszeit
- häufigster aktiver Bereich
- Sollstunden
- Überstunden
- Minusstunden
Bei Pausen oder Ruhezeiten kann die laufende Dienstzeit gestoppt werden oder die Tätigkeit wird einfach geändert.
Nach Beendigung des Arbeitstages wird die digitale Stechuhr gestoppt, damit die Arbeitszeit für den kompletten Arbeitstag erstellt werden kann. Bei regelmäßigen Erfassen der Arbeitszeiten kann das Unternehmen die Arbeitszeiten der Mitarbeiter für eine Woche oder sogar für einen Monat auf einem Blick einsehen.
3. Welche Vorteile bringt eine moderne Zeiterfassung?
Eine moderne Zeiterfassung bringt viele Vorteile mit sich. Ein Vorteil ist, dass die Arbeitszeit unabhängig und flexibel vom Arbeitsort erfasst werden kann. Das ist gerade für Arbeitnehmer, die im Außendienst arbeiten oder für Handwerker sehr nützlich, da sie ihre Arbeitszeit und Organisation genauer im Auge behalten können.
Ein weiterer Vorteil ist, dass viele Daten besser analysiert werden können. Dank eines eigenen Auswertungs-Bereichs, können Daten schneller und leichter im Unternehmen eingesehen und ausgewertet werden.
Auch die Urlaubsplanung geht einfacher von der Hand. Im Kalender werden die jeweiligen Termine ausgewählt und eingereicht.
Zudem ist eine moderne Zeiterfassung nachhaltig. Die erfassten Daten werden in einer separaten Cloud gespeichert, die später als PDF Datei exportiert werden können. Dadurch kann enorm an Papier gespart werden und es entsteht keine nervige Zettelwirtschaft mehr.
TIIME – Zeiterfassung richtig gedacht!
TIIME ist eine moderne Zeiterfassung, die über viele verschiedene Tools verfügt. Durch die Vielfältigkeit kann sie ihren Arbeitsalltag im Büro, aber auch im Home-Office übersichtlich und strukturiert gestalten.
